מה לא לספר בשקף הראשון? 7 טעויות קטלניות במצגת עסקית שכולם עושים

זה רק שקף, מה כבר יכול להשתבש?

אם הייתי מקבל שקל על כל פעם ששמעתי מנכ"ל אומר "אבל זאת רק מצגת קצרה", כנראה שמזמן לא הייתי יושב כאן באולפני Goldsongs וכותב לכם את המאמר הזה. הייתי על אי טרופי, כוס קוקטייל ביד, שומע ערוצים מונו דרך מחשב כיס. אבל המציאות אחרת, וטוב שכך – כי יש דברים שצריך להגיד על בניית מצגות עסקיות. בעיקר על מה לא לעשות.

מצגת עסקית, בניגוד למה שנהוג לחשוב, היא לא ניסוי כלים. לא מעלים שקפים רק כדי שלא יהיה שקט. מדובר באחד הכלים הכי משפיעים בעולם העסקי היום – מניע לרגש, לסקרנות, להחלטות. ובדיוק בגלל זה, הרבה מאוד אנשים עושים המון טעויות. טעויות שעולות זמן, תוצאות, ולפעמים גם כסף.

הנה לפניכם 7 הטעויות הכי שכיחות שאני רואה שוב ושוב אצל חברות, יזמים, ואנשי קריאייטיב שפשוט שכחו שהמסר – הוא המלך.

1. פתיחה גנרית כזאת שגורמת להגיד "נו, באמת…"

כמה פעמים נכנסתם למצגת והדבר הראשון שכתוב על המסך זה: "שלום! אנחנו חברת XYZ שפועלת משנת 1994 ומתמחה בפתרונות מתקדמים בסביבת IoT מודרנית"? יופי. זו בדיוק המצגת שאף אחד לא יזכור.

• תשומת לב היא משאב נדיר. השקף הראשון חייב להיות מסקרן, מפתיע או כזה שזורק נתון שמפיל לסתות.
• עדיף להתחיל עם שאלה בעייתית ("למה 87% מהלקוחות שלך נוטשים אחרי 3 חודשים?") או תובנה מדהימה ("תוך 5 דקות מהמצגת הזו, הכל ייראה לכם אחרת").
• עזבו את הסיפור שלכם – התחילו בסיפור של מי שצופה במצגת.

2. מצגת זה לא דף ויקיפדיה

אני רואה לא מעט מצגות שכולן פסקאות צפופות – פשוט ממש מאמר שלם על גבי שקף. טקסט בגודל 9 פיקסלים ואל תשכחו טבלת אקסל מטושטשת בצד, כן?

טעות גדולה. הסליידים צריכים לעבוד לטובתכם, לא במקומכם. אתם רוצים שהם יקשיבו לך, לא יקראו במקום לשמוע.

• תשתמשו במילים בודדות, כביכול "כותרות-גג".
• תנו לעיצוב לדבר. צבע, טיפוגרפיה, חללים ריקים – הם מספרים סיפור בלי לתפוס מילים.
• והכי חשוב – תנו למצגת מקום לנשום. 20% תוכן, 80% אוויר.

3. עיצוב כאילו אתם ב-2007

פלטת צבעים זרחנית, לוגו מרוח מדי, פונטים משונים, חיצים בתלת מימד? שניה, אני רק אפתח פה את הווינדוס XP שלי…

גם אם אין לכם מעצב גרפי צמוד, אל תוותרו על שפה ויזואלית עקבית, מודרנית ואסתטית. מצגת שעשויה טוב ויזואלית – יוצרת רושם מיידי וחיובי.

אז מה עושים כן?

• שומרים על מספר צבעים קבוע – לא יותר מ-3 גוונים מהשפה של הארגון.
• בוחרים פונט פשוט, חלק, נקי – ומתקבעים עליו לכל אורכו של הדק.
• לא מפחדים מחלל לבן. זה לא דף שיש לבזבז – זו במה. כל שקף הוא לסתירת לחי של תובנה שנחרטת.

4. נתונים בלי סיפור

שקף עם אקסלים, גרפים, עמודות שנראות כמו דוח שנתי של חשבון בנק, ואין שום תובנה מאחוריהם. כן, הבאתם דאטה – אבל לא נתתם לו סיפור.

נתונים טובים מספרים סיפור רק אם אתם נותנים להם מסגרת. שאלו את עצמכם – מה בעצם אתם מנסים להוכיח כאן? ומה הרגש שאתם רוצים לעורר?

טריק מהיר שיעזור:

• לכל סט של נתונים, נסחו במשפט את "הכותרת" שמסבירה אותו.
• הוסיפו תיאור אחד קטן מתחת שיגרום לצופה להגיד "וואלה וואו".
• וגם – אם המסר לא מובן תוך 3 שניות, כנראה שצריך לעצב מחדש.

5. 20 שקפים בלי פואנטה

עוד טעות נצחית: מצגות ארוכות מדי. עמוד אחרי עמוד, בלי קו מנחה, בלי מטרה. כאילו ניסיתם להראות שהכנתם שיעורים ולא לבנות תסריט.

עריכה זה הכול. תחשבו על זה כמו שיר – יש לו מבנה. יש התחלה מסקרנת, בית ראשון שמוכר, פזמון שסוחף, וגשר שמפתיע. וסיום שמתפוצץ.

שאלות נפוצות שלא נעים לשאול – אבל שואלים

1. כמה שקפים צריכה להיות מצגת טובה? כמה שצריך – אבל שאף שקף לא יהיה מיותר. בין 7 ל-12 הוא איזון טוב למצגות עסקיות קצרות.
2. לבנות לבד או בסיוע איש מקצוע? אם היא הולכת למשקיעים או לקוח חשוב – חד משמעית כן, תבנו בליווי מקצועי. זה ההבדל בין דיוק לפשרות.
3. מה סדר הדברים המומלץ? בעיה / סטאטוס קיים – פתרון / ערך – תוצאות / הדגמות – קריאה לפעולה.
4. להוסיף סרטון בתוך המצגת? כן, אם הוא קצר ב-100% (פחות מדקה), רלוונטי ובאיכות מעולה.
5. האם להשתמש באפקטים והנפשות? מתינות. הרבה חושבים שזה מגניב – בפועל זה נראה כמו מי שניסה "להרשים בכוח".

6. דקלום במקום דיבור

המצגת הכי טובה בעולם לא תעזור לכם אם תקריאו אותה כמו בוחן פומבי. זה לא טסט. זו הזדמנות. והקהל שלכם – משועמם מטבעו. תדברו איתו כמו שאתם הייתם רוצים שידברו איתכם.

• הכינו מראש תרחישים ותשובות – אבל אל תשננו שורות.
• תרגלו עם חבר שמדמה לכם לקוח קריטי – עד שזה ירגיש טבעי ונעים.
• הנמיכו את המצגת – תגבירו את עצמכם.

7. שוכחים את ה-Call to Action

ואז מגיע השקף האחרון, הוא נגמר ב"תודה על הזמן"… ו? כלום. אין קריאה לפעולה. אין טופס צור קשר. אין לינק להתנסות. אין פאנץ'. פשוט כלום.

אם כבר השקעתם את כל המצגת – אל תשכחו למה התכנסנו מלכתחילה. כל מצגת – צריכה להניע לפעולה.

מה נחשב לפעולה טובה?

• הזמנה לשיחה נוספת
• השארת פרטים לתיאום
• צפייה בהדגמה / שליחת דמו
• או אפילו שיתוף המצגת עצמה

תנו לאנשים סיפור, חוויה – ואז מפתח לדלת הבאה. פשוט, לא?

אז מה עושים אחרת? בטח שלא PowerPoint כמו בכיתה ז'

החוויה של מצגת עסקית חייבת להיות דומה להאזנה לאלבום טוב – כזה שאתה לא שם ברקע, אלא מפנה לו אוזן. ברוכים הבאים לעידן שבו התוכן פוגש את הוויז'ואל, המוזיקה פוגשת אמירה, והמצגת היא לא שקפים – אלא הצגה.

באולפני Goldsongs אנחנו אולי מתעסקים בסאונד, אבל למדנו מזמן שמי שלא יודע לספר סיפור – לא יצליח למכור אלבום, פיץ', רעיון או מצגת.

לסיום, קחו עצה אחת לחשוב עליה לפני כל שורת טקסט שאתם מכניסים לשקפית הבאה: "האם הייתי נשאר כאן אם לא הייתי מחויב?". אם התשובה היא לא – חזרו לתחילת המאמר והתחילו מחדש.

כי מצגת טובה – כמו שיר מעולה – נחרטת בזיכרון גם אחרי שהסאונד נגמר.